Jak se zbavit stresu a efektivně pracovat s to-do listem a plánovačem?

Máte spoustu práce, pobíháte od jedné povinnosti k druhé, ale nic pořádně nedotáhnete a na sklonku dne máte pocit, že vám z nedokončených úkolů exploduje hlava?

Jsem s vámi. Za ty roky, co podnikám, jsem si ale vytvořila fungující systém psaní a odškrtávání úkolů, který je založený na seznamu priorit a který občas sama, zřejmě ze sportu bojkotuju, abych se k němu pak pokorně vrátila, protože to je jediné, co na mne platí.

Ráda se s vámi o tenhle systém podělím. Neříkám, že bude fungovat každému, neříkám ani to, že je to jediný způsob, jak zvládnout nápor práce. Je to jen mojí praxí ověřené řešení.

Pro koho se plánování práce hodí?

Můžete ho aplikovat nejen v zaměstnání a podnikání, ale i v domácnosti nebo při studiu. Je vhodný pro ty, co si potřebují úkoly psát na papír a nefunguje na ně žádná elektronická aplikace. Jsem typickým příkladem téhle skupiny, protože ve chvíli, kdy mi zhasne display, zhasínají i moje povinnosti. Nádhera! Prostě neexistují. Což je sice na chvíli asi fajn, ale dlouhodobě pochopitelně neudržitelné.

A protože mám přesně ty tendence skákání od jednoho nedokončeného úkolu k druhému a povinnosti mi v některých obdobích roku naskakují až exponenciálně, musela jsem se s tím nějak vypořádat.

Co potřebujete k zvládnutí úkolů?

Můj systém je založený na třech seznamech + jednom základním "bordellistu". Seznamy jsou denní, týdenní a dlouhodobý. Ale neděste se, neznamená to, že budete mít práce víc. Hlavní myšlenka, jak pracovat efektivně s plánováním tak, aby vás z toho večer nebolela hlava nebo nedej bože, jste kvůli tomu nespali, je určení priorit.

Většinou totiž nějaké úkoly hoří a nějaké klidně počkají. A když to máte najednou hozené na papíře, je jednodušší určit co spěchá a co ne. Buďte na sebe hodní a nehoňte se s cílem stihnout vše za jeden den, když si můžete činnost časově rozplánovat.

Potřebujete tedy tři papíry a sešit/list papíru, ideální je mít nějaké hezké, protože to zvedá náladu, a úplně nejlepší je mít to-do listy s odškrtávacím políčkem, protože není nad to, když po dokončeném úkolu můžete vzít pero a hezky si ho označit, jako splněný. 

Tři papíry, není to moc? A nebudu jich mít za chvíli na stole deset?

Při správném postupu by měly vždy zůstat seznamy pouze tři. Jak to?

Systém je následující:

- jeden denní

- jeden týdenní

- a jeden dlouhodobý

Při čemž, pokud nestihnete udělat za den vše, co máte na denním, úkol se přesunuje na další den, do nového denního seznamu.

Ale jak vlastně začít úplně od nuly?

Udělejte si pět minut a hoďte na jeden papír/do sešitu úplně všechno, co byste chtěli udělat, zařídit, vytvořit v horizontu jednoho měsíce (klidně i v delším časovém úseku, pokud chcete). Vše, co je nutné, ale i to, co by vás potěšilo. Klidně si proložte úkoly i příjemnými věcmi, ať se máte na co těšit (kosmetika, cvičení...). Já obvykle nedokážu sesumírovat v hlavě za pět minut všechno, co bych potřebovala udělat, takže mám základní sešit, kam si průběžně píšu vše, nač si vzpomenu.

Když si sepíšete tenhle cenný základní list, vezměte si k ruce papír určený jako měsíční seznam a tam přepište ze základního listu všechno, co nehoří. Všechno to, co vás nerozčiluje, že to není ještě hotové a budete bez problémů spát, i když to přesunete třeba na další měsíc.

Pak vezměte týdenní list, ideálně v neděli večer, ať se můžete naladit v pohodě na nový týden a ze základního seznamu do něj přepište povinnosti, které by měly být splněny následujících sedm dní. Zde vám dobře posouží i klasický kalendář.

Třetí seznam, denní, tvořím většinou ráno, přepíšu na něj vybrané úkoly z týdenního seznamu a během dne dopisuju i ty, co přišly neplánovaně a nemají odklad.

Nezapomeňte si splněné úkoly odškrtávat! Sice si myslím, že to je jedna z mála věcí, na kterou opravdu nikdy nezapomenu, ale raději to připomínám.

Pro týdenní seznam můžete třeba využít Týdenní plánovač Botanica, na denní úkoly To-do list Botanica a na měsíční třeba také To-do Botanica. Základní list, jak jsem už psala, mám já osobně v podobě sešitu, kam průběžně pořád něco dopisuju, zpětně je i fajn si v něm zalistovat a objevit věci, které vás napadaly třeba před rokem. Něco může upadnout v zapomnění, něco může inspirovat.

Uznávám, že tímhle systémem se nevyhnete přepisování z jednoho seznamu na druhý, ale já to považuju za benefit, jednak to osvěžuje paměť a jednak se i stane, že se některé věci prostě v čase nějak vyřeší sami nebo přehodnotíte jejich prioritu a nebo už nejsou vůbec potřeba. I to se může stát.

Snad jsem vás inspirovala a přeji klidné plánování a čistou mysl.

Myyna